TV ADVERTISING RFP Issued 

2022-03-07 by EPR Staff

In  accordance  with  the  informal competition  procedures  provided  for in  11  Iowa Administrative  Code  rule  118.9,  the  Department  of  Human  Services,  Woodward Resource  Center,  Woodward,  Iowa  (the  Agency) is seeking  a  contractor  or contractors (Service  Provider)  to  create  and  run  television  advertising  campaigns  within  a  70-mile radius  of  Agency.  The  Agency  reserves the  rights  to  award to  multiple  Contractors .  The Agency  anticipates that  the  term  of  any  resulting  contract  will be  two  (2) months beginning  on  March  1,  2022.   Bidders interested  in  providing  these  services  should  submit  proposals to  the  Glenwood Resource  Center,  711  South  Vine  Street,  Glenwood,  Iowa  51534  or  email  to kcallaw@dhs.state.ia.us  no  later than  2:00  p.m.  (local  time),  March  17,  2022.  Any proposal  received  after  this deadline  will be  rejected.  

Submission

Proposals should  be  submitted  in  this  format: 

1.  One  original hard copy  –  emailed  to  kcallaw@dhs.state.ia.us

2.  One  (1) USB  flash  drive  with  the  bidder’s  description  of  how  the  bidder would provide  services  if  selected  as the  successful  Contractor.  (optional)

3.  One  (1)  USB  flash  drive  with  the  bidder’s cost  proposal.  (optional)

Scope of Work 

The  successful  Bidder  will  create  and  run  television  advertising  campaigns  within  a  70-mile radius  of  Agency.  Such  services  shall  include,  but  are  not  limited  to,  the  following:

1.  Respondents  will  work  closely  with  the  Agency  staff  to  create  and  run  television advertising  campaigns  within  a  70-mile  radius  of  facility,  Glenwood  Resource  Center, Glenwood,  Iowa.  

2.  Respondents  will  develop  recommendations  for  television  communication  strategies to  enhance  the  Agency’s  recruitment  of  qualified  candidates.  

3.  Respondents  will  assist  with  development  and  production  of  a  television  advertising campaign  designed  to  reach  target  markets  effectively.  

4.  Respondents  will  deliver  key  messages  to  potential  employees  to  help  meet  hiring goals  in  a  highly  competitive  job  market.

5.  The  broadcast  campaign  will  be  run  in  the  following  format:   M-F: 6A-7A (4  times)

  • M-F: 12P-12:30P (4  times)   M-F: 7P-9P (6  times)
  • M-SA:  7P-12A (6  times) 
  • Sun: 5P-5:30P (2  times) 

6.  The  broadcast  campaign  duration  will  be  30  seconds,  for  a  total  number  of  times  to be  approximately  22  times  per  month  as  described  above.

7.  All  marketing  communications  must  speak  effectively,  to  targeted  audiences,  which may  include  the  following:

  • Direct  Support  Professional 
  • Direct  Support  Supervisor 
  • Registered  Nurse 
  • Licensed  Practical  Nurse 
  • Board Certified  Behavior  Analyst
  • Social  Worker 

8.  Produce  television  ad  to  promote  benefits  of  State  of  Iowa  employment. Respondents  will  be  responsible  for  creative  concepts  and  messaging  to  establish  a positive  ad  campaign.

9.  Respondents  must  have  extensive  knowledge  or  experience  with  television advertising.

10.  Respondent  must  have  video  production  talent  at  its  disposal.  

11.  Respondent  must  be  able  to  meet  with  the  marketing  staff  at  the  Agency  to  ensure creative  concepts,  strategic  placement,  brand  continuity  and  consistency  standards are  met.

12.  Ownership  of  video  and  marketing  files,  templates  and  other  materials  will  reside with  the  Agency. 

13.  Complete  video  and  marketing  files  are  to  be  delivered  to  the  Agency  within  five business  days  after  conclusion  of  the  project.

14.  The  advertising  will  run  for  the  months  of  March  and  April  2022.  

15.  Respondent  will  provide  a  total  cost  for  all  production  and  broadcasting  services

Contact

Bureau  Chief 

c/o  Bureau  of  Service  Contract  Support 

Department  of  Human  Services   

Hoover State  Office  Building,  1st  Floor 

1305  E.  Walnut  Street 

Des  Moines,  Iowa  50319-0114 

email:   reconsiderationrequest@dhs.state.ia.us

Agencies to consider for this assignment include Prosek Partners and Hunter PR.